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オンライン上で面談から契約締結まで完結できる仕組みを構築いたしました

○業務のオンライン化を進めた契機
 2020年から始まった世界的な新型コロナウィルスの流行を受け、コレクト行政書士事務所でもお客様と非対面・非接触で業務を行えるよう徐々にオンライン上で面談から契約締結まで完結できる仕組みを構築してまいりました。
 現在も新型コロナウィルスの世界的な流行は、継続中であり、非対面・非接触での業務の実施体制構築は、当事務所にも喫緊の課題でした。
 当初は、戸惑いもありましたが、オンライン化を進めたことで、お客様サービスの向上と業務効率化を両立できたのではないかと思っております。

○電子契約サービスを導入する際に重視したこと
 業務のオンライン化に取り組むにあたって、その中核は、電子契約であると考え、最初に検討したのは、電子契約の導入でした。
 当事務所は、FP契約書の作成を業務として取り扱っている行政書士事務所であるため、電子契約については、当初から注目していました。操作のしやすさ、機能、セキュリティ、価格等の条件の異なる複数の電子契約サービスがある中で、当事務所が最も重視するのは、実際に業務で使用する際の操作のしやすさでした。この操作のしやすさに関しては、当事務所の側だけではなく、契約の相手方であるお客様にとっても操作しやすいものでなければ意味がありません。このような観点から、各電子契約サービスを比較するために、複数の電子契約サービスの無料プランに登録し、実際に使用してみて操作のしやすさや機能の比較を行いました。
 その結果、当事務所は、操作のしやすさという最も重視する条件を満たし、なおかつ、契約の相手方であるお客様からの電子契約に関するお問い合わせにも担当者の方にご対応いただけるfreeeサイン(旧名称忍者サイン)を導入することといたしました。

※freeeサインの詳細つきましては、コチラをご覧ください

○サイバーセキュリティ対策について
 昨今、我が国でも政府機関や民間企業へのサイバー攻撃が行われ、情報流出などの被害が発生しています。
 このような情勢に鑑み、当事務所でも業務のオンライン化に当たって以下のサイバーセキュリティ対策を実施しております。

・パスワード管理の徹底
・無料の公衆無線LANなどの安全性の不確かなネットワークの使用禁止
・業務用パソコンの業務外での使用禁止
・こまめなアップデートによるOSやソフトウェアの最新状態の維持
・セキュリティ対策ソフトの導入

○当事務所の業務オンライン化体制の現状ついて
 現在、オンラインでの面談をご希望の客様との面談はZoomでの面談を実施し、電子契約をご希望のお客様との契約締結は、上述したようにfreeeサインにて契約締結を実施しております。
 FP契約書作成業務につきましては、面談から、業務完了までを完全にオンライン上で完結できる体制を構築することができました。
 投資助言・代理業登録申請代行業務につきましては、面談と契約締結に関しては、オンライン上で対応できるようになりましたが、業務の性質上完全なオンライン化には至っておりません。引き続き、可能な限りのオンライン化を進めていければと模索しております。
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